Avantajele software-ului sistemului de gestionare a documentelor, vizeaza luminarea utilizatorilor mai mult asupra necesitatii de a-si gestiona documentele. Documentele sunt o parte esentiala a oricarei organizatii, fie ele electronice sau pe hartie.
Sistemul de gestionare a documentelor cloud este fara doar si poate una dintre cele mai eficiente solutii management documente, si ajuta la stocarea, organizarea si regasirea tuturor fisierelor digitale ale unei companii.
Iata cateva avantaje ale software-ului sistemului de gestionare a documentelor in aceasta generatie care avanseaza tehnologic.
Capacitate de stocare mai buna
Daca utilizati un spatiu imens de depozitare pentru a stoca documente tiparite voluminoase in dulapuri sau intr-un magazin, aici este o alternativa. Sistemul de gestionare a documentelor utilizeaza o baza de date care poate economisi o cantitate mare de fisiere digitale online.
Nu trebuie neaparat sa imprimati documente pentru a le pastra. Puteti scana documentele din hartie si le puteti salva in sistemul de gestionare. Mai mult, documentele nu trebuie sa fie pastrate in memoria sistemelor, deoarece unele sisteme de gestionare sunt livrate cu pachete care va permit sa creati documente cu acestea.
Recuperarea usoara a documentelor
Documentele stocate in software-ul de gestionare pot fi usor preluate doar cautand numele documentelor necesare. In cateva secunde, datele solicitate vor fi preluate din baza de date, spre deosebire de pastrarea hartiilor in dulapuri sau pe rafturi.
Dureaza cateva minute pana ore in cautarea unui fisier, cu exceptia cazului in care sunt aranjate corect in catalog. Cu toate acestea, sistemul de gestionare a documentelor este deosebit de eficient si scapa utilizatorii de mult stres cand trebuie sa caute documentele.
Cost redus
Costul de cumparare a dulapurilor, costul necesar de-asemenea pentru crearea unei incaperi, pentru cumpararea de hartii, fisiere si alte spatii de depozitare vor fi reduse.
Dat fiind faptul ca documentele tiparite sunt introduse pentru prima data pe computer inainte de imprimare, este important sa retineti ca documentul poate fi salvat cu usurinta online fara a fi tiparit.
Avand in vedere o organizatie care tipareste in mod activ documente pentru a fi pastrate in scopuri de referinta, aveti tendinta de a cheltui mai multi bani pentru cumparaturi de hartie si cerneala.
Cu sistemul de gestionare a documentelor, costul pastrarii documentelor este foarte mic facand de exemplu o comparatie cu banii cheltuiti pentru hartii, cu banii necesari pentru a inlocui cartusele proaste si altele.
Multitask
Cu sistemul de gestionare a documentelor, puteti face multitask cu usurinta atunci cand aveti multa munca de facut. Mai ales cand tratati atat de multe e-mailuri intr-o zi cu documente in e-mailuri. In loc sa descarce documentele din e-mail unul dupa altul, este posibil ca unele sisteme sa limiteze acest lucru.
Exista unele sisteme de gestionare care va permit sa deschideti documente intr-un mail fara sa descarcati, si sa salvati documentul in sistem. Un astfel de document poate fi usor reamintit in orice moment.
Securitate imbunatatita
Securitatea unui document nu poate fi compromisa atunci cand utilizati sistemul de gestionare a documentelor. Utilizatorii sunt deseori speriati sa expuna documente importante ale companiei.
In unele sisteme de gestionare a documentelor, ii puteti specifica pe cei eligibili pentru a accesa aceste documente si trebuie sa va asigurati ca informatiile dvs. vor fi restrictionate in cadrul membrilor de set.
Alocare usoara a muncii
Majoritatea sistemelor de gestionare a documentelor permit utilizatorului sa partajeze documente intre alti utilizatori, permitandu-le astfel sa lucreze simultan la document.
O sarcina poate fi impartasita intre alti membri prin intermediul unui link in care fiecare activitate desfasurata pe document va fi actualizata automat si proprietarul poate chiar decide sa opreasca activitatile suplimentare pe document.
Unele functii pot fi setate pe astfel de documente precum „editare”, „vizualizare” sau „comentarii”. Aceasta defineste operatia pe care un al doilea utilizator o poate efectua pe acel document.
Acces usor
Un avantaj uimitor al sistemului de gestionare a documentelor este accesibilitatea acestuia. Indiferent de ceea ce se intampla cu dispozitivul dvs. (vi l-au furat hotii sau s-a defectat), un DMS poate fi accesat pe orice dispozitiv activat pe Internet.
Unele necesita un software, in timp ce altele prin interfata web. Tot ceea de ce aveti nevoie sunt detaliile de conectare si apoi toate fisierele dvs. vor fi asa cum le-ati lasat. Nici nu trebuie sa salvati documente pe unele sisteme de gestionare, deoarece salvarea se face automat.
